14 mai 2015

"Mon talk a été rejeté"

Nous avons reçu 206 propositions au Call-for-Papers du BreizhCamp, pour n'en retenir que 86.

J'ai moi aussi plusieurs fois vécu l'attente d'un CfP et les messages "your talk has been rejected". Aussi je vais faire un point pour vous expliquer comment se déroule la sélection.

1. la phase de collecte

Le "Call-for-Papers" permet à des conférenciers du tout poils de nous proposer leur sujet. Cette appli web est ouverte pendant 1 mois et nous tentons de la faire connaître dans toutes les communautés, pour obtenir un maximum de sujets sur des thématiques aussi variées que possible.

Une proposition comporte un titre et un "pitch" que vous retrouvez sur le programme, la sélection d'un track et d'un format, ainsi qu'un message privé destiné aux organisateurs.

Les tracks permettent de donner des thématiques à la conférence. Certains speakers s'y retrouvent mal et nous demandent donc de l'aide, et c'est normal, car cette catégorisation est un peu artificielle. Elle permet aussi dans certains cas de comprendre qu'un sujet n'est pas adapté à la conférence et/ou à son public.

Les formats vont du quickie (15 minutes pendant la pause déjeuner) à la Keynote d'ouverture. Certains speakers proposent un sujet en nous disant pouvoir s'adapter. Disons les choses clairement : cela ne va pas en leur faveur, ça nous fait comprendre qu'il y a une intention, mais que ce sujet n'a jamais été présenté ni même imaginé pour un format précis.

Le CFP permet aussi à l'équipe organisatrice de poser des questions, de faire des remarques sur le pitch ou de proposer un changement de track / format. Soyons clair, certains speakers ne savent pas où ils mettent les pieds donc ils ont besoin de ce petit coup de pouce pour "coller" à ce qu'attend notre public. 

Cette étape d'échange n'est pas systématique, mais est importante. C'est à ce moment que l'équipe découvre les propositions et peut en jauger la valeur. Nous avons reçu près de 30 propositions le dernier jour du CfP. Si certains de ces speakers étaient dans notre Wish-list et ont en fait répondu à nos relances, d'autres se sont juste réveillés très tardivement; Et ce n'est pas un bon calcul : très clairement, ces sujets nous les découvrons au dernier moment après en avoir peut être vu des similaires depuis quelques semaines, ils ne seront pas notre premier choix.

2. la phase de vote


Chaque membre de l'équipe donne son avis sur les propositions sous forme d'un vote entre 1 et 10. Il peut aussi s'abstenir si le sujet n'est pas dans son domaine de compétence. Voter nécessite de comparer des propositions similaires, de tenir compte du speaker qu'on a pu déjà voir sur scène, de sa légitimité sur un sujet précis, de la qualité du pitch et des notes privées qui nous ont été fournies pour nous indiquer ce que le titre peut cacher.

Les votes dans certains cas sont plutôt dispersés, comme dans cet exemple :

Ce type de résultat montre qu'une partie de l'équipe a été très intéressée tandis que l'autre n'y voit qu'un intérêt mitigé. Si nous considérons être représentatif de notre public, cela signifie que ce talk pourra trouver son public mais avec un effectif réduit. Selon la densité de propositions sur ce track / format, ce talk pourra être retenu et placé dans une "petite" salle, ou être écarté au profit d'un autre sujet plus populaire. 

Le détail d'un vote n'est pas accessible aux speakers, entre autre parce que l'interprétation est très délicate. Dans l'exemple ci-dessus, le talk est clairement bon, mais peut être pas adapté à la conférence. Il serait probablement un excellent sujet pour une conférence plus spécifique au thème considéré, ou bien pour un User-Group.

3. le dépouillement


La moyenne des votes donne un classement dans le CFP qui définie en grande partie le programme. Le programme, c'est une grille avec trois fois moins de cases que de fiches "proposition" entre nos mains; C'est donc un jeu de remplissage.


  • 1/3 du programme est directement dicté par les votes
  • le second tier est issue du tri par vote, mais tient compte des sujets déjà retenus pour éviter des doublons, assurer un certain équilibre sur les thèmes proposés.
  • le troisième tiers est lui aussi défini en se basant sur les votes, mais en allant chercher bien plus loin dans la pile, pour vérifier qu'il n'y a pas un sujet original qu'on ne veut pas laisser de côté


Evidemment ce dépouillement n'est pas automatique, et donne lieu à divers débats, mais globalement nous n'avons pas eu besoin d'en venir aux mains.

En sortie du dépouillement il nous reste quelques talks qui ont été exclus de peu. Sur le votes, on est en général un voir deux chiffres après la virgule en note moyenne. Ces sujets, on en garde quelques-uns en "backup", surtout si le speaker est déjà retenu et/ou est un "local". Ils nous permettent de rattraper le coup en cas d'aléa pendant les semaines qui précèdent la conférence : speaker retenu ailleurs, etc...

4. publication


La publication du programme est une étape très attendue, et nous avons du ressortir des bouts de code de 2014 pour publier notre agenda et les greffer dans l'application CfP de 2015, un clone de Devoxx - d'où un petit retard.

Cette publication est aussi le début d'un savant jeu de taquin pour tenir compte des contraintes de chaque speaker, entre celui qui doit être rentré jeudi soir à Paris, celui qui enchaine une autre conf qui par manque de bol tombe en même temps, celui qui ne peut pas arriver avant jeudi midi, celui qui ...
Et bien sur, nous essayons autant que possible de ne pas caller des speakers venus de loin sur un créneau du vendredi soir à 18h !


BREF
Si votre talk n'a pas été retenu, c'est souvent à peu de choses près. Soit votre sujet ne colle pas avec la conférence, soit il y a déjà du monde (réputé) sur ce thème. Pour vous donner une idée, la semaine d'ouverture du CfP, une proposition sur deux contenait le mot "Spark". J'ai eu peur qu'on finisse avec un BigDataCamp. Donc votre sujet est peut être très bon, mais clairement en tant qu'organisateur il se retrouve filtré dans l'avalanche. 


1 commentaires:

Youen Chene a dit…

C'est claire que la cohérence de l'éditorial est important et difficile à obtenir pour une conférence (et encore avec 86 sessions tu peux te permettre plus de risque qu'à codeurs en seine (30 sessions)).

PS: j'ai eu mes 3 talks refusé dont 2 avec spark ;-)